Nonostante i mesi di stop causa emergenza Covid-19, il 2020 si è mostrato all’insegna delle grandi opportunità per la Pubblica Amministrazione. Lo sblocco dei fondi e il pensionamento di molti dipendenti pubblici ha portato Stato, Regioni, Province, Comuni, Città metropolitane ed enti connessi alla pubblicazione di numerosi bandi di concorso sulla Gazzetta Ufficiale.
Ma sappiamo bene che le opportunità sono spesso accompagnate dalla necessità di un’impeccabile pianificazione, organizzazione e gestione.
Il costante aggiornamento della normativa, l’evolversi delle tecnologie e sempre un maggior numero di iscritti alle prove, rendono tale organizzazione sempre più complicata e operosa per gli uffici Risorse Umane della PA.
Quando il tempo stringe, esternalizzare tale servizio a società di selezione e di testing è la soluzione più efficace.
Ma quali sono i servizi concorsuali che possono essere affidati a ditta esterna? Vediamoli insieme, soffermandoci sui principali vantaggi ad essi connessi.
- Consulenza alla redazione del bando
- Formazione delle commissioni esaminatrici
- Acquisizione e protocollazione delle candidature online
- Progettazione delle prove d’esame
- Stampa fascicoli d’esame e allestimento spazi per svolgere le prove
- Allestimento spazi per svolgere le prove
- Accoglienza e identificazione dei candidati
- Sorveglianza durante le prove
- Correzione elettronica e produzione delle graduatorie
- Gestione accesso agli atti anche via web
1. Consulenza alla redazione del bando
La redazione di un bando non è mai cosa semplice e, per favorire l’uniformità e la chiarezza, la Pubblica Amministrazione mette spesso a disposizione regolamenti, linee guida e criteri di inserimento di informazioni al fine di agevolare la scrittura e una successiva comprensione ai cittadini o imprese. Quando però si parla di concorsi pubblici è opportuno porre molta attenzione su quello che si comunica, al fine di evitare future contestazioni. Per questo, affidarsi a una ditta specializzata in gestione di prove concorsuali, potrebbe essere una buona soluzione per prevedere ogni elemento, favorire una maggiore chiarezza di informazioni e soprattutto una maggiore tutela per l’Amministrazione.
2. Formazione delle commissioni esaminatrici
Quando ci si cimenta nell’organizzazione di un concorso pubblico, la Commissione assume un ruolo fondamentale in fatto di responsabilità. Dove coesistono la poca esperienza nei concorsi e la necessità di gestire un grande numero di persone una società di selezione e testing può diventare indispensabile nell’affiancamento, mettendo a disposizione delle Commissione le competenze tecniche e l’esperienza.
3. Acquisizione e protocollazione delle candidature online
Grazie alla messa a punto di piattaforme informatiche dedicate, l’acquisizione delle domande non è mai stata così semplice. Questa soluzione permette alla Pubblica Amministrazione un monitoraggio in tempo reale del numero di candidati e una raccolta digitalizzata delle domande con allegate le informazioni personali e i requisiti dei candidati.
4. Progettazione delle prove d’esame
Il fulcro centrale del concorso, è la prova in sé. Che si tratti di una prova preselettiva o delle prove d’esame successive, l’Amministrazione, una volta individuata la figura oggetto del bando e le competenze che questa deve possedere, deve creare una batteria di domande adeguata per una selezione efficace. Che siano domande aperte, quiz a risposta multipla o prove orali individuali o di gruppo, una società di selezione e testing ha tutte le carte in regola per poter produrre il materiale e gli strumenti utili al concorso.
5. Stampa fascicoli d’esame
La stampa dei fascicoli può sembrare una banalità, ma quando si parla di una prova preselettiva con correzione automatizzata, la grafica e la stampa omogenea di tutte le prove è alla base del corretto funzionamento del software di lettura ottica. Affidandosi alla ditta esterna, l’Amministrazione minimizza i rischi di errore e permette una più lineare applicazione della procedura concorsuale.
6. Allestimento spazi per svolgere le prove
Cartellonistica, avvisi, segnaletica, ma anche semplicemente la disposizione di sedie e banchi, sono elementi fondamentali al fine di garantire la sicurezza dei candidati.
Un servizio completo, svolto da una ditta esterna, comprende sempre più spesso anche la distribuzione delle penne, delle tavolette rigide per l’appoggio e di tutta la modulistica necessaria alla prova concorsuale.
7. Accoglienza e identificazione dei candidati
Quando il personale interno dell’Amministrazione non basta e la Commissione deve concentrarsi sugli aspetti più tecnici della prova, la parte della gestione logistica dei candidati può essere esternalizzata nel suo complesso. A seconda del numero di candidati iscritti al concorso, una squadra dedicata viene assegnata alla fase di identificazione. In questo momento avvengono i controlli dei documenti e il riconoscimento facciale del candidato iscritto, fase molto delicata del concorso.
8. Sorveglianza durante le prove
Copiare? Quasi impossibile! Oltre alla randomizzazione delle domande e delle risposte dei quiz (ogni compito è diverso dall’altro), la squadra di sorveglianza è sempre pronta a intervenire in situazioni spiacevoli che possono verificarsi durante il test. Oltre al controllo visivo, le società più specializzate e innovative, hanno sviluppato strumenti di controllo delle telecomunicazioni che individuano nell’immediato qualsiasi comunicazione interna o con l’esterno.
9. Correzione elettronica e produzione delle graduatorie
Una delle fasi più critiche in un concorso a grandi numeri è sicuramente quella della correzione. Con le attuali tecnologie le ditte utilizzano strumenti a lettura ottica che associano ai software di correzione delle prove.
In una prima fase, avviene la correzione del questionario che genera una graduatoria anonima basata esclusivamente sul punteggio. La seconda fase, invece, associa il punteggio al candidato, dando così un’identità al compito e generando la graduatoria con i nominativi a tutti nota.
10. Gestione accesso agli atti anche via web
Infine, per ovviare l’operoso recupero di dati e documenti ad ogni procedura concorsuale, un’opzione utile e snella è quella della digitalizzazione di tutta la documentazione. A ogni candidato viene consegnato un accesso personalizzato, dove può consultare il proprio compito, l’anagrafica, le risposte date e quelle corrette.
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